Kako što jednostavnije obaviti inventuru osnovnih sredstava i sitne imovine
Inventura osnovnih sredstava i sitne imovine zakonska je obveza, ali u praksi često predstavlja jedan od najzahtjevnijih godišnjih zadataka. Ručni popisi, Excel tablice, papirnate liste i naknadni unosi u sustav često dovode do pogrešaka, gubitka vremena i frustracije zaposlenika.
Dobra vijest je da inventura ne mora biti komplicirana. Uz dobru pripremu i korištenje digitalnih alata, popis osnovnih sredstava može se obaviti brzo, točno i bez stresa.
U nastavku donosimo praktičan vodič – korak po korak.
Što obuhvaća inventura osnovnih sredstava i sitne imovine?
Inventura uključuje popis:
- dugotrajne materijalne imovine (strojevi, oprema, vozila, IT oprema)
- sitnog inventara (računala, monitori, alati, namještaj, mobilni uređaji)
- imovine raspoređene na više lokacija, ureda ili pogona.
Cilj je uskladiti knjigovodstveno stanje sa stvarnim stanjem te dobiti realan uvid u lokaciju, status i postojanje imovine.
Najčešći problemi kod klasične inventure
Ako se inventura provodi ručno, često se javljaju:
- pogreške u prepisivanju podataka
- preskočena ili dvaput popisana sredstva
- nejasna lokacija imovine
- dugotrajni proces koji traje danima
- dodatni troškovi i opterećenje zaposlenika
Upravo zato sve više organizacija prelazi na digitalnu inventuru.
Kako pojednostaviti inventuru – 5 ključnih koraka
1️. Pravilno označite imovinu
Osnova svake brze inventure je jasno i trajno označena imovina.
Najčešće opcije su:
- bar-kod naljepnice
- RFID tagovi (za brže očitavanje bez vizualnog kontakta)
Naljepnice mogu biti dugotrajne, otporne na habanje, temperature i vanjske uvjete, s vijekom trajanja i preko 10 godina. Naljepnice možete isprintati i sami na za to prikladnim printerima iz SELMET asortimama.
2️. Odaberite tehnologiju: bar-kod ili RFID
Bar-kod je odličan izbor za manji i srednji broj sredstava te uredska okruženja.
RFID je idealan za:
- veće sustave
- brzi popis velikog broja predmeta
- situacije gdje je imovina teško dostupna (mali predmeti, predmeti se nalaze u ladicama…)
3. Koristite mobilni terminal umjesto papira
Popis imovine putem mobilnog terminala omogućuje:
- brzo očitavanje barkodova ili RFID tagova
- automatsko bilježenje lokacije
- rad bez stalne internetske veze
- eliminaciju ručnog unosa
Podaci se prikupljaju na terenu i kasnije sinkroniziraju u sustav.
4. Centralni pregled i kontrola podataka
Nakon popisa, svi podaci trebaju biti:
- pregledni
- strukturirani
- spremni za daljnju obradu
Putem back-office aplikacije moguće je:
- vidjeti što je popisano
- uočiti manjkove ili promjene lokacije
- generirati izvještaje
- pripremiti podatke za ERP sustav
5. Jednostavna integracija s ERP-om
Završni korak je izvoz podataka u ERP sustav bez ručnog prepisivanja i dodatnih provjera.
Time se:
- smanjuje rizik od pogrešaka
- štedi vrijeme računovodstvu
- osigurava točna i ažurna evidencija
Digitalna inventura u praksi: Inventarium i Rješenje za popis osnovnih sredstava i sitne imovine
Za tvrtke koje žele jednostavnu i provjerenu digitalnu inventuru, rješenja poput Inventarium (rješenje koje vam olakšava inventuru robe i izradu dokumenata (primka, otpremnica itd.), te SELMET rješenja za popis osnovnih sredstava i sitne imovine omogućuje:
✔popis osnovnih sredstava i sitne imovine
✔brza i jednostvana izrada svih potrebnih dokumenata
✔ bar-kod ili RFID očitavanje
✔ rad putem Android mobilnih terminala
✔ offline rad i kasniju sinkronizaciju
✔ centralni pregled podataka
✔ jednostavan eksport u ERP sustave
Inventura se tako skraćuje s nekoliko dana na nekoliko sati, uz znatno veću točnost.
Inventura osnovnih sredstava ne mora biti stresna ni složena. Uz pravilno označavanje imovine, mobilne tehnologije i digitalne alate, inventura postaje brza, točna, transparentna i jednostavna.
Ulaganje u digitalnu inventuru nije samo olakšanje za kraj godine već dugoročno rješenje za učinkovitije poslovanje.