HALMED: RFID tehnologija u službi sigurnosti i učinkovitog upravljanja arhivom
HALMED je u suradnji sa Selmetom implementirao RFID sustav za digitalno označavanje, praćenje i kontrolu arhivske građe. Sigurnost, brzina i sljedivost u svakom koraku.
O klijentu
HALMED – Hrvatska agencija za lijekove i medicinske proizvode
HALMED – Hrvatska agencija za lijekove i medicinske proizvode nacionalno je regulatorno tijelo koje osigurava sigurnost, učinkovitost i kvalitetu lijekova i medicinskih proizvoda u Republici Hrvatskoj. Ključna uloga HALMED-a uključuje stručno i transparentno vođenje dokumentacije, regulativu i nadzor nad tržištem – uz apsolutnu obvezu preciznog upravljanja arhivskom građom.
Zbog količine tehničkih dokumenata, povjerljive arhive i važnosti kontrole pristupa, HALMED je prepoznao potrebu za tehnološkim iskorakom u obliku automatiziranog, sigurnog i digitalnog upravljanja arhivom.
Izazov
Povećati učinkovitost, smanjiti ljudske pogreške i osigurati potpunu sljedivost u upravljanju dokumentima.
Ogromna količina arhivske građe, svakodnevna cirkulacija dokumenata i nužnost brzog pronalaska ključne dokumentacije stvorili su sljedeće izazove:
- Tko ima pristup određenim dokumentima?
- Gdje se nalazi dokumentacija o određenom lijeku ili medicinskom proizvodu?
- Je li zaduženje/razduženje ispravno evidentirano?
- Možemo li dokumente brzo pronaći bez fizičkog pretraživanja?
- Kako osigurati da nitko ne iznosi građu bez odobrenja?
Cilj
- Implementirati automatizirani sustav označavanja i sljedivosti
- Osigurati kontrolirani pristup arhivama uz maksimalnu sigurnost
- Pojednostaviti procese zaprimanja, razduživanja i inventure građe
- Omogućiti brzo pronalaženje dokumenata pomoću RFID tehnologije
- Smanjiti potrebu za ručnim unosom i papirologijom
Rješenje
UHF RFID tehnologija
U suradnji sa Selmetom, implementirano je napredno rješenje temeljeno na UHF RFID tehnologiji, uključujući:
RFID označavanje arhivske građe
- Svaka tehnička jedinica/dokument dobiva RFID oznaku
- Označavanje nije ovisno o vrsti pisača – podržani svi formati
- Omogućeno automatsko razduživanje i zaduživanje građe
Mobilna aplikacija za UHF RFID terminal
- Detekcija dokumenata u prostoru u stvarnom vremenu
- Aktivna potraga za određenom jedinicom
- Parcijalna i opća inventura
- Razmjena podataka s arhivskim sustavom preko sigurnog kanala
RFID prolazi s kontrolom pristupa
- Automatska evidencija ulaza i izlaza građe
- Mogućnost podizanja alarma u slučaju neovlaštenog iznošenja
- Prolaz “prepoznaje” tko smije pristupiti i što smije iznijeti
Tehničko projektiranje i edukacija korisnika
- Odabir i testiranje optimalne RFID opreme i tagova
- Prilagodba RFID opreme za maksimalnu učinkovitost
- Obuka korisnika sustava
Rezultat suradnje
Digitalna transformacija koja donosi konkretne koristi
- Potpuna sljedivost nad svim dokumentima
- Brža inventura i lakše pretraživanje građe
- Automatska evidencija kretanja dokumenata
- Sigurnost pristupa i eliminacija neovlaštenih radnji
- Bolja iskorištenost prostora i digitalizacija procesa
- Zadovoljstvo korisnika i jednostavnije upravljanje radnim zadacima
Pogled u budućnost
HALMED planira daljnju digitalizaciju svojih procesa i širenje RFID sustava na druge odjele i funkcije unutar organizacije. Cilj je postići potpunu digitalnu arhitekturu s automatiziranim kontrolnim točkama, uz visoku razinu korisničke samostalnosti i minimalnu potrebu za ručnim unosom.
